“Como gerenciar estresse na equipe? Trabalhar na administração e fazer o gerenciamento de uma clínica ou consultório odontológico, não é nada fácil! Quem trabalha na área de cirurgias e tratamento dentário, sabe que existe um longa lista de tarefas e responsabilidades à cumprir durante a jornada, isso inclui ligar para os pacientes, atender os clientes, planilhar dados importantes, realizar reagendamento de consultas, desmarcar consulta, lidar com cancelamentos e muito mais.“
Ao fim do dia, o responsável por toda essa tarefa estará completamente cansado e estressado. É preciso estar atento nas suas funções de trabalho diária, pois qualquer erro pode resultar em prejuízos e problemas que podem te tirar o sono e gerar até processos judiciais.
Nós sabemos disso, e por isso estamos aqui para poder trazer um pouco de alívio nessa dor!
Neste texto, nós vamos falar sobre os principais causadores e como gerenciar estresse de maneira eficaz, além disso, você vai encontrar dicas do que você pode fazer para diminuir essa tensão quando estiver trabalhando em seu consultório ou clínica dentária.
A seguir você vai ver os tópicos:
Como gerenciar estresse em clínicas e consultórios odontológicos?
Não importa qual o seu cargo hoje dentro da área odontológica, em qualquer uma delas você irá se deparar com uma lista cada vez maior de tarefas e responsabilidades, uma das mais importantes como exemplo é a inserção de dados no odontograma que não pode se forma alguma conter erros.
Os responsáveis direitos ou indiretos precisam garantir que todos da equipe estejam cumprindo suas obrigações enquanto também cuidam dos negócios para fazê-lo prosperar.
A secretária, atendentes ou recepcionistas do consultório precisam estar bem arrumadas, dispostas e ter paciência com os clientes, tem que ligar para confirmar horário, fazer remarcação, verificar os seguros e planos dentários estão okay, dar suporte aos dentistas em algumas ocasiões, e tudo mais que envolve a parte administrativa do consultório.
Embora ninguém seja perfeito, é preciso reconhecer quando algo não está indo bem ou que começou a sair do controle.
Saber identificar os erros que estão acontecendo dentro do consultório e saber como lidar com isso de forma inteligente pode trazer paz e harmonia para o ambiente de trabalho.
Mas como fazer isso? Veja a seguir algumas dicas.
Um dos primeiros fatores que iniciam dissenções dentro de uma equipe, com toda certeza é o volume do caixa, o faturamento é algo que precisa ser observado com muito cuidado, então vamos começar por ele:
1. Mantenha o faturamento de cobranças em dia
Se suas contas a receber estão atrasadas, longe de conseguir gerencia-las e fora de controle, é óbvio que você está perdendo tempo e principalmente dinheiro. Contas vencidas com mais de 90 dias estão além do tempo normal de cobrança, isso pode fazer com que você perca dinheiro a cada mês.
Isso pode afetar o seu faturamento mensal de forma brutal, e pode na maioria da vezes limitar as finanças da sua vida pessoal, trava algumas melhorias no escritório, reduz a compra de novos equipamentos de tecnologia odontológicas e até pode gerar o atraso do pagamento e bônus dos funcionários, entre outros coisas.
Então, como resolver isso? É preciso ter planejamento. Tenha processos bem definidos de cobranças de seguradoras, pacientes, prestadores de serviços e clientes. Use um software de gerenciamento ou empresas tercerizadas se for preciso.
2. Preencher a agenda de consultas com antecedência
Gerenciar estresse pode ser uma arte, especialmente quando a grande maioria dos consultórios hoje em dia sofrem com o agendamento de pacientes. Um dia você está com a agenda completamente lotada, no outro parece que todos os pacientes combinaram para não ir e estão cancelando as consultas.
Então, o pessoal do atendimento inicia uma longa rotina de ligações e remarcações que acabam com o humor de qualquer um. Enquanto isso, os dentistas, periodontista etc., estão na sala de descanso sem nada pra fazer.
Então qual a melhor solução para este problema? Não importa se faz uma semana ou meses que você recebeu o paciente em seu consultório, envie uma mensagem personalizada e profissional para convidá-lo a marcar uma nova consulta.
Explique a importância de manter a saúde bucal em dia e quais os riscos de não fazê-lo. Acompanhe seu paciente de perto e faça ações que traga ele a sua clínica periodicamente.
3. Melhore a comunicação e a sinergia da equipe clínica
O ser humano não é perfeito e, por muito pouco, pode ocorrer alguns conflitos pessoais entre membros de sua equipe de atendimento e até mesmo com os dentistas. Se alguns membros não estão trabalhando bem juntos, é hora de sentar e conversar para tentar resolver o problema o mais rápido possível.
Caso contrário, é normal que pacientes sintam o “clima pesado” e a falta de entusiasmo da equipe quando vão ao consultório. Então, como você pode ajudar a dissipar o desânimo da sua equipe?
A solução para isso é realizar reuniões quinzenais ou mensais com a equipe para discutir e eliminar problemas pessoais e desavenças – se você é o líder ou porta voz, é importante que você deixe todos os participantes falarem.
Promova atividades em conjunto que favoreça a união, conecte a pessoas e mantenha a comunicação da equipe 100% eficiente. Você pode manter encontros para churrascos bimestrais, boliche, e até começar criar um pote ou quadro de gratidão onde os associados e membros da equipe possam escrever o que eles apreciam um no outro todos os dias!
Pode até parecer bobagem, mas isso realmente funciona quando colocado em ação.
4. Educar os pacientes sobre a importância da saúde bucal
Você como profissional dentista deve produzir conteúdos e materiais educativos para ajudar seus pacientes a entender a verdadeira importância de realizar os procedimentos e tratamentos odontológicos para ter uma boca saudável. Além de educar seus pacientes, você estará demonstrando autoridade sobre o assunto e ganhando ainda mais a confiança deles.
Como fazer isso de forma satisfatória? Você pode criar ebook online gratuitos, panfletos, flyers, emails com novidades, ter um blog sobre odontologia com informações relevantes, mantenha um canal no Youtube como a Dr. Aline, dentista que ensina sobre diversos assuntos relacionados a odontologia, tenha um Tik Tok com dicas rápidas ou então, crie uma presença ativa nas redes sociais.
Não há limites para o marketing para clínicas, consultórios e dentistas engajados!
Gerenciar estresse na equipe não é difícil
Procure entender o que está trazendo estresse para sua equipe e saiba como administrar da melhor maneira para reduzir os impactos negativos nos sue clientes pacientes e no seu time.
Com as dicas que acabamos de mostrar, com certeza você terá um local de trabalho mais harmônico e feliz.
Sabemos que nenhum consultório odontológico ficará livre de 100% de estresse, porém, cada membro da equipe de atendimento, desde a recepcionista ao cirurgião dentista até o profissional atuante na área de periodontia pode trabalhar em conjunto para criar uma prática odontológica mais confortável e bem-sucedida para todos.
Última atualização em 28/04/2022 por Ana Carolina , Verificado por Kleber Miranda